Автоматизация документооборота – это система, которая позволяет хранить, создавать, передавать договоры, проектную документацию, исполнительную документацию и прочие документы, связанные с работой строительного объекта. Сервис DACON – универсальная система, она не только сохранит все данные, но и подберёт лучших инженеров. Автоматизация — это удобный сервис по облегчению бумажной волокиты, современный переход от бумаги к электронным документам. С помощью автоматизации легко контролировать и оптимизировать ведение дел компании.
Для чего нужна автоматизация документооборота
В компаниях и предприятиях ценность несут не только материальная прибыль, но и документы. Чтобы удержать конкурентоспособность, нужно уметь быстро и грамотно обрабатывать всю документацию, при этом оставляя максимальную конфиденциальность.
С какими проблемами компании и организации больше не столкнутся, если перейдут на автоматизацию документооборота:
С потерей документов. В компаниях, которые до сих пор используют бумагу, часто бывает такое, что тот или иной документ потерялся, оказался не в том отделе по ошибки, или вовсе исчез бесследно. С системой DACON, не нужно бегать искать нужный документ, они все в одном месте, всегда под рукой.
Нет лишнего места. На полках и в ящиках освободится место, а в просторном офисе и работать легче и приятнее.
Не будет лишней документации. Зачастую в бумажных процессах документации появляется много ненужных документов, назначение которых неясно. Также существует проблема множества копий. С автоматизацией эта проблема исчезает.
Нарушение конфиденциальности. С системой автоматизации документы компании не попадут в чужие руки. Надёжная система защиты обеспечит высокую безопасность от чужих глаз.
Потеря времени на поиски документа. Стоит лишь автоматизировать процесс, и найти нужный документ или сделать комплект документов проще простого. Достаточно войти в систему и ввести нужную команду.
Долгое согласование документов. При автоматизированном процессе все согласования проходят в короткие сроки. Это экономит время и деньги организации.
Автоматизация документооборота в строительстве
Документооборот в строительстве должен быть нацелен в первую очередь на решение бизнес-задач. Задачи, которые решает DACON:
Обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
Ведение договоров, согласование документов.
Контроль задач и мониторинг исполнителей.
Подбор исполнителей.
Возможность подключать и заменять специалистов на протяжении всего проекта.
Понятная аналитика. Просмотр плановых и фактических показателей.
Автоматизация электронного документооборота. Как выбрать?
Перед тем, как выбрать систему автоматизации, необходимо определиться с какими задачами нужно будет работать больше всего. Оценить класс программы можно самостоятельно, либо обратиться к специалистам. Также отдельное внимание стоит уделить функциональности системы. Она должна не только отвечать всем требованиям, но и иметь возможность расширять свой функционал. В дальнейшем может понадобиться увеличить количество сотрудников или проектов, все это нужно продумывать заранее. Перед началом автоматизации лучше проверить систему в демо версии. Практически у каждого производителя есть такая опция.
Время, за которое организация полностью перейдёт на автоматизированную систему документооборота, зависит от нескольких факторов:
Масштабы проекта. Срок, за который полностью можно внедрить систему, зависит от масштабности проекта. Чем больше пользователей и серверов, тем больше времени потребуется. Также нужно время, чтобы обучить всех участников системы, настроить на каждом ПК программное обеспечение.
Функционал и класс ПО. Электронное обеспечение, состоящее из одного рабочего места, можно внедрить за пять дней. Если система на класс выше, и требований больше, то это может занять и год.
Кастомизация – это адаптация продукта, под требования заказчика. Кастомизация ПО может проходить двумя способами: простые настройки или изменение программного кода. В первом случае внедрение автоматизации пройдёт быстрее.
Процесс самого внедрения в любой компании или организации проходит в несколько этапов:
· Первый этап — это мониторинг и оценка организационной структуры предприятия. Нагрузка, объём работы, и первичное составление схемы входящих, исходящих и внутренних документов, и их движения внутри организации.
Следующий этап – это разработка, доработка и само тестирование системы автоматизации.
Дальше следует установка ПО, обучение сотрудников, внесение по необходимости поправок.
Кастомизация. После установки и обучение, систему максимально подгоняют под потребности компании.
Успешное использование системы автоматизации документооборота.
Процесс внедрения системы может стать самым сложным этапом в переходе на электронную систему документации. Именно на этом этапе происходит адаптация и кастомизация ПО. Обучение сотрудников тоже занимает немало времени, плюс психологически тяжело быстро перестроиться от привычного уклада рабочего процесса, на новый современный автоматизированный. Но все старания приносят прибыль и пользу уже в первое время пользования системой. Помимо очевидных плюсов в работе, есть и другие менее явные, но которые также влияют на эффективность компании и организации в целом. Ведь пользуясь современными технологиями, повышается коэффициент трудоспособности персонала, растёт грамотность в грамотность в современных информационных технологиях.